Każdy pracownik ma prawo złożyć wniosek o kopię dokumentów np. związanych z ustaniem stosunku pracy. Prawo takie przysługuje zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i przy jego zakończeniu. Kwestie powyższą reguluje art. 94 12 Kodeksu pracy wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

  • pracownika lub byłego pracownika albo
  • osób, o których mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika

złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Powyższy wniosek o wydanie kopii może dotyczyć całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej. Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi (również innej osobie upoważnionej) kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie.

Z uwagi na cyfryzację działów kadrowych pracodawców trzeba pamiętać, że kopia dokumentów powinna nastąpić w określonej postaci.

I tak jeśli kopia jest w wersji papierowej, powinna być opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej i dodatkowo potwierdzać zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. Jeśli kopia jest w wersji elektronicznej (odwzorowanie cyfrowe) zapisanej w formacie PDF, powinno być opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej co jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego dokumentu przeznaczonego do przekazania z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.

Jeżeli natomiast dokumentacja przechowywana jest w postaci elektronicznej, wydanie jej kopii następuje w postaci elektronicznej, przy odpowiednim zastosowaniu przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Natomiast w wersji papierowej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawiera oprócz treści również tzw. metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 ww. rozporządzenia oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.