Rozwijanie własnego biznesu staje się coraz trudniejsze. Nie tylko ze względu na rosnącą na rynku konkurencję, ale także z uwagi na skomplikowane kwestie księgowe i rachunkowe, które nieustannie się zmieniają. Częstotliwość wprowadzanych aktualizacji i zawiłość przepisów sprawia, że większość przedsiębiorców rezygnuje z samodzielnego prowadzenia księgowości. Na taki krok decyduje się tylko niecałe 30% właścicieli firm. Zdecydowana większość (70%) zleca kwestię obsługi księgowo-rachunkowej zewnętrznym podmiotom. Jeśli bliższe jest Ci drugie rozwiązanie, sprawdź, jak znaleźć dobre biuro rachunkowe, które bezpiecznie i fachowo obsłuży Twoją firmę.

Kluczowe aspekty przy wyborze biura rachunkowego

Bezpieczna współpraca – ubezpieczenie OC

Jednym z kluczowych aspektów, który warto zweryfikować na samym początku, jest kwestia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Jest ono obowiązkowe i powinno posiadać je każde biuro, jednak jego wartość może być różna. Jest to o tyle istotne, że ubezpieczenie OC stanowi zabezpieczenie interesów przedsiębiorcy, na wypadek błędów popełnionych przez biuro. W razie pomyłki właściciel firmy nie ponosi konsekwencji finansowych, a ewentualne kary pokrywane są z ubezpieczenia OC biura. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC została określona przez Ministra Finansów i wynosi 10 000 euro. Warto pamiętać, że w razie szkody, ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie tylko do wysokości tej kwoty. Jednak biuro może podnieść wartość OC, wykupując dodatkowe ubezpieczenie dobrowolne. Warto dopytać czy firma takowe posiada, a jeśli tak na jaką opiewa kwotę.

Doświadczenie i kompetencje

Od tego jak długo dane biuro rachunkowe działa na rynku często zależy jakość świadczonych usług. W przypadku podmiotu z dłuższą historią łatwiej też zweryfikować jego kompetencje. Dobrze jest sprawdzić z jakimi firmami współpracowało dane biuro rachunkowe i czy ma doświadczenie w obsłudze biznesów o podobnym do profilu działalności. Warto również zweryfikować wykształcenie i kompetencje pracowników – takie informacje powinny pojawić się na stronie internetowej biura.

Zakres usług

Biuro rachunkowe to nie tylko rozliczanie faktur, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów czy przygotowywanie rocznych zeznań podatkowych. Oferta wielu podmiotów znacznie wykracza poza standardowe usługi, co odpowiada oczekiwaniom klientów. Coraz więcej przedsiębiorców szuka bowiem kompleksowej obsługi, bo jest to znacznie wygodniejsze, a przy tym bardziej opłacalne finansowo. Taką pełną obsługę rachunkowo księgową, o bardzo szerokim zakresie świadczy biuro rachunkowe InPlus z Lublina https://www.inplus.lublin.pl/. Biuro oferuje pomoc przy zakładaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej i pełnej obsłudze księgowej spółek. W ofercie znalazły się także usługi kadrowo-płacowe. Oprócz tego, firma specjalizuje się w profesjonalnych szkoleniach BHP, PPŻ czy z programu Excel. Na życzenie klienta, biuro przygotowuje również szczegółowe analizy i raporty dotyczące konkurencji, rynku czy optymalizacji kosztów. InPlus współpracuje także z kancelarią radcy prawnego, jak również z doradcami z zakresu ubezpieczeń i finansów. Dzięki temu przedsiębiorca może liczyć na fachową pomoc w wielu aspektach prowadzenia firmy.  Plusem jest również fakt, że biuro działa online, w związku z czym jego działalność nie ogranicza się wyłącznie do woj. lubelskiego.

Lokalizacja nie taka ważna

Prowadzisz firmę w dowolnym mieście i wydaje Ci się, że jedyną opcją będzie biuro rachunkowe w możliwie najbliższej lokalizacji? Niekoniecznie. Dzięki nowoczesnej technologii i powszechnemu dostępowi do Internetu, odległość nie jest już barierą w kontaktach biznesowych. To znaczy, że prowadząc firmę w Gdańsku możesz zatrudnić do współpracy biuro rachunkowe z Lublina. Musisz jedynie sprawdzić czy wybrana firma oferuje usługi online. Ale w większości tego typu podmiotów jest to już praktycznie standard. Podobnie jak elektroniczny obrót dokumentacją. Obecnie mało kto dostarcza faktury czy kwity osobiście do biura. To niepotrzebna strata kosztów (paliwo) oraz czasu, który można by poświęcić na rozwijanie biznesu. Zdecydowanie wygodniejszą dla obu stron opcją jest skanowanie i wysyłanie dokumentów na adres mailowy biura. Jeśli chodzi o kwestie komunikacji między klientem, duża odległość również nie jest problemem. Obecnie większość rozmów prowadzi się online – z wykorzystaniem popularnych komunikatorów czy platform internetowych. Jest to znacznie wygodniejsze i pozwala zaoszczędzić tak cenny czas. Poza tym rozszerzenie działalności i świadczenie usług online znacznie poszerza możliwoścI współpracy. Prowadząc firmę na Lubelszczyźnie, możesz zatrudnić biuro podatkowe z Lublina, ale równie dobrze, może to być podmiot z drugiego końca kraju.

Opinie i rekomendacje

“Wybierz nas”, “Jesteśmy najlepsi” – takie hasła spotkasz na stronach wielu biur rachunkowych. Najprostszym sposobem by zweryfikować prawdziwość tych deklaracji, jest zweryfikowanie opinii innych klientów biura. Jeśli nie ma takiej sekcji na stronie www, możesz poszukać opinii na kanałach social media biura. Spróbuj też wrzucić jego nazwę w Google wpisując np. biuro rachunkowe InPlus Lublin opinie i sprawdzić czy ktoś z internautów podzielił się doświadczeniami ze współpracy z tą, konkretną firmą.

Przechowywanie dokumentów

Kolejną, istotną kwestią, o którą warto zapytać jest sposób przechowywania dokumentów. Jeśli mają być magazynowe w biurze rachunkowym, powinno ono zadbać o ich odpowiednie składowanie i ochronę zawartych w nich informacji. Jeśli współpracujesz z biurem z innego miasta, również jest to możliwe. Obecne przepisy dopuszczają bowiem możliwość przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej.  Warto sprawdzić jak w takiej sytuacji wygląda kwestia zabezpieczenia dokumentacji i jej udostępniania. Wgląd do dokumentów powinni mieć zarówno pracownicy biura jak i właściciel firmy. Jest to rozwiązanie bardzo wygodne, a przy tym ekologiczne. Nie ma bowiem konieczności tworzenia kilku kopii dokumentów.

Dobre i rzetelne biuro rachunkowe to nieocenione wsparcie dla każdego przedsiębiorcy, bez względu na to w jakiej działa branży i jak duża jest jego firma. Współpraca z biurem zawierana jest zwykle na dłuższy okres czasu, tym bardziej warto dobrze przemyśleć wybór.